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政府采购档案管理工作中存在的问题及解决对策

2020-04-01 信息来源:政府采购部浏览次数:字体:[ ]

政府采购工作需要结合相关法律法规,对特定的产品或者服务进行采购,工作过程较为繁琐复杂。而政府采购档案是反映政府采购工作的重要资料,记录了政府采购行为以及相关决策,具有原始性、客观性等功能。采购单位做好政府采购档案管理工作,不仅可以提高工作效率,同时也能树立良好的政府形象。

一、政府采购档案的内涵及意义

(一)政府采购档案的内涵

政府采购档案主要就是对政府进行采购活动的整个过程和相关决策内容的详细记录,是指我国政府采购管理工作部门、采购单位、各个采购代理部门在政府采购活动有关的一切纸质与数字音像材料等,主要包括政府采购预算执行文件、采购前期准备文件(如采购文件、采购公告以及获取采购文件供应商名单等)、采购响应文件(如采购响应文件、开标一览表等)、评审过程文件(专家签到表、评审报告以及监督记录文件等)、采购结果文件(采购结果公示、中标通知书等)、政府采购合同文件、验收结算文件以及其他文件(投诉质疑文件、回复文件等),具有查考、利用和保存价值的原始资料的总称。

(二)政府采购档案管理工作的意义

政府采购档案管理工作是我国政府强化管理、提高采购管理和规范采购行为的重要工作内容。它作为政府采购行为的原始记录,在采购数据统计、接受监督部门的检查等方面提供有力的证据,在采购资料用、处理各项采购活动的问题提供重要的借鉴意义。做好政府采购档案管理工作可以有效规范政府的各种采购行为,从而保障政府采购的公平公正公开。此外,建立完善的政府采购档案管理体系,有利于推进采购单位的廉政建设,树立良好的采购形象和政府形象。

二、政府采购档案管理中存在的问题

(一)档案管理人员专业能力有待提高

政府采购档案管理是一项专业知识极强的工作,然而目前大多数采购单位对政府采购档案管理不够重视,虽然设立了采购档案管理岗位,但由于这些人员缺少相应资质和相关从业经验,还不能满足档案管理的要求。有些单位甚至出现了一些身兼数职的情况,导致档案管理工作质量比较低下。这主要是很多单位还没有从思想上认识到政府采购档案管理的重要性,不重视采购档案管理,进而出现一系列问题,比如档案管理充其量仅是资料的集中堆放;卷内资料排序混乱;未制定统一的标准,导致每份档案目录编辑不同,内容查找困难。

(二)部分环节的档案资料缺失

由于政府采购的时间周期较长,如果未设立健全的档案管理要求,就会很容易出现档案资料缺失的问题。采购流程包括提交采购需求、申请采购计划、制定采购文件、实施采购活动、签订合同、供货、验收和货款支付等环节,整个采购周期基本上要3个月以上,如果过程中出现问题,整个周期很可能延长至半年以上。在这种情况下,采购单位如果没有建立完善的管理机制,就会很容易遗漏一些档案资料,比如有的只对部分采购环节进行记录,对采购项目的资金安排、确定采购方式等前期活动未做记录,或者对确定中标人原因、货款支付等采购后期的活动情况未做记录;甚至有个别采购单位,由于暗箱操作等原因,人为破坏、丢失政府采购活动中相关档案资料,销毁采购活动记录。

(三)档案管理的设备不够健全

1.采购单位未设立规范的档案室。有的采购单位没有独立的档案室,采购资料存放杂乱,有的虽有档案室,但容量较小,环境不好,只有简易的可移动的档案柜,未能合理设立档案密集架,处在一种简单的资料堆积阶段。

2.采购单位未配备数字档案管理设备。目前浙江省内小额货物采购项目基本上都在政采云平台上进行采购,采购单位应该做好数字档案管理的工作,配备专门的电子档案储存设备,将政采云平台上的采购资料及时备份到自己的设备上,以免平台出现问题导致采购资料缺失的情况。

(四)政府采购档案没有集中统一保管

很多采购单位存在采购各个环节的档案分别在各自岗位工作人员手中保存,给档案整理的完整性留下了隐患。由于政府采购流程复杂,需要不同部门的人员参与,而个人工作产生的档案资料为了工作资料调取方便等原因,往往会把自己拥有的档案资料偏向于自己保管,没有集中统一保管。由于个人对档案管理的重视程度不同或者工作调动的原因,很容易造成资料的丢失,导致档案资料不完整,使督查工作或者审计工作遇到一个很大的问题。

三、建设规范化的政府采购档案管理工作的解决对策

(一)制定健全的政府采购档案归档制度

政府采购档案管理工作需要专人专岗。采购单位应选用专业的工作人员来专门负责这方面的工作,管理人员要对政府采购的整个流程和相关资料进行整理、分类,并按照发生的时间顺序或者其他规则进行分类、立卷和归档。

在项目验收后一个月内,经办人员应将采购项目的全部文件资料整理后交给档案管理人员归档。档案归档时,档案管理人员要核对档案内容是否清晰完整,文件是否都是原始件,签名印章是否齐全等,保证政府采购档案的原始性、真实性、完整性。档案内容核对无误后,管理人员按照相关规定进行整理、立卷、装订、编制目录,确保档案安全保管、查阅方便。

相关部门如需档案资料存档,可将原始件集中到档案室统一保管,而相关部门用复印件进行存档,这样可以保证档案的完整,有效降低部分档案丢失的可能。

(二)完善政府采购档案的查阅、复印和出借管理制度

在采购档案资料收集整理完成后,为了保证档案资料的使用效率,同时防止档案文件丢失和档案资料信息泄露,采购单位要完善政府采购档案的查阅、复印和出借管理制度。

1.制订采购档案查阅、复印和出借管理制度。借阅人在调取档案时需要填写申请表,详细说明借阅档案的名称、内容、借阅的具体原因和借阅日期,并经过领导的批准后才能调取档案资料。如果借阅理由不充分、不合理,就要驳回申请。在借阅人归还档案资料时,管理人员要核查归还的资料是否齐全,资料内容是否有修改等情况,保证档案资料完整归档。

2.对档案资料进行保密情况分级。政府采购档案资料含有供应商的商业机密、采购的评审信息等,甚至一些采购项目属于保密项目,一般情况下是不能外泄,对于此类的机密资料文件,要做好保密工作,不能随意借阅,防止机密信息泄露。

(三)制定健全的政府采购档案移交、销毁制度

1.政府采购档案移交。采购单位构因合并、撤销、解散或其他原因而终止的,需要将政府采购档案按有关规定移交相关部门。采购单位因故合并的,移交至新成立的单位;因故撤销、解散或其他原因终止的,移交同级财政部门,同级财政部门由于特殊原因不能办理移交手续的,移交同级档案管理部门。移交时应编制档案移交清单,列明移档案名称、卷号、册数、保管起止年度、应保管期限等。

2.政府采购档案销毁。政府采购档案保管期限应从采购结束之日起不少于十五年。档案管理人员应每年检查各个档案是否保管期满,并根据实际情况提出档案销毁申请,其中列明应销毁的档案清单及销毁意见;档案销毁申请经单位负责人审核通过后,报同级财政部门审批,并报同级档案行政管理部门备案;档案销毁申请审批通过后,采购单位应邀请同级财政部门人员参加并监督档案销毁过程;在档案销毁前,采购单位和监督人员应再次对销毁的档案进行核对,避免将保管期限未满的档案进行销毁,销毁结束后双方在销毁档案清单签字确认并各留一份存档。

(四)建立规范、科学的档案室

为了进一步完善采购档案管理工作,采购单位需要建立规范的档案室,配备档案管理工作相关的设备,并开展数字档案的建设。

1.采购单位需建立规范、科学的档案室。采购单位在建设档案室时要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则,档案室墙体要求牢固耐用,表面光洁平整,不易生尘;档案柜或密集柜质量合格,符合国家标准,数量充足,布局合理;档案室要做好防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉等工作,保证档案保存的安全性。其次档案室应该配备专用的计算机、扫描仪、光盘刻录、存储设备、防磁柜、打印机及复印机等设备,确保档案管理工作的高效开展。

2.采购单位也应加强数字档案的建设和管理。就浙江省而言,现在小额货物采购项目基本上是在政采云平台完成,为防止平台发生问题导致采购数据资料丢失,采购单位要及时将采购数据复制到单位的储存设备中,做好备份工作。在设备条件允许的情况下,采购单位可以将纸质档案扫描成电子档案,既可以方便档案的利用,提高档案检索和利用的效率,也起到双重保险的作用,确保了资料的完整性和安全性。

(五)加强培训,提高档案管理人员的业务水平

当前大部分单位对档案管理工作不够重视,选用的政府采购档案管理的从业人员普遍存在专业能力不足、职业水平不高的情况,而且大部分人员没有经过相关的政府采购档案管理工作培训,对政府采购的程序和相关法律法规不熟悉,无法有效进行政府采购档案管理工作,导致工作效率低下。

采购单位在设置专人专岗的基础上,还要加强政府采购档案管理人员的专业能力和职业素养。政府采购档案管理人员既要了解档案管理工作相关的要求,也要熟悉政府采购相关的工作和知识。因此管理人员在掌握档案管理工作,还要熟悉政府采购工作的流程,了解相关法律法规,对政府采购工作的要有全面的认识。此外,管理人员还要定期参加政府采购档案管理的相关培训,了解政府采购档案管理的新规定、新要求和新的方法,有效提升业务知识和工作技能。

三、结束语

总之,采购档案管理工作作为政府采购工作中的一个重要组成部分,强化档案管理工作仅可以规范政府的采购行为,也对维护政府采购的公平竞争有重要的意义。因此,采购单位要重视政府采购方案管理工作,建设健全的档案管理制度和体系,促进政府采购档案的规范化、科学化发展,做好廉政建设,树立良好的政府形象。

 

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