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教育系统部门集中采购的做法和思考

2016-12-19 信息来源:金华市教育技术和信息中心浏览次数:字体:[ ]

  实行教育系统部门集中采购是建立与社会主义市场经济体制相适应的教育公共财政体系的必然要求,其实质是教育部门使用财政性资金,为保障教育教学活动正常开展而进行的市场经济行为,是财政资金在教育行业内部的具体物化过程。部门集中采购是政府采购的一个组成部分,相较政府集中采购而言,其时效性、专业性和针对性更强,具有鲜明的行业特征,是教育部门基于自身业务的特殊需要而对相应社会资源的一种集中配置方式。经过近十年左右时间的发展,金华市的教育部门集中采购工作己初步建立和完善起了一整套贴近教育系统实际的部门集中采购工作制度和规程,相继制定出台了《金华市教育系统部门集中采购实施意见》、《市直教育系统部门集中采购实施细则》和《市直教育系统政府采购暂行管理办法》等一系列内控制度和规定,有效增强了政策法规意识和按章办事的能力水平,促进了部门集中采购工作的公开、透明,形成了规范、高效的运作机制。几年来,通过不断的工作实践,对部门集中采购工作的认识和理解不断加深,并进行了一些有益的探索和尝试,取得了一定的成绩。

  一、部门集中采购的优劣性分析

  (一)部门集中采购的优势

  部门集中采购的优势体现在三个方面:一是有利于发挥规模效应,提高财政资金的使用效益。通过部门集中采购,可以把原本分散在各个学校(单位 )的采购需求整合在一起,充分发挥规模采购的优势,降低采购成本。同时可相应减少采购次数,更有利于集中监督管理,减少采购开支。二是有利于更好地利用本部门、本系统的技术、人员和专业优势,采购需求更贴近教育教学实际。部门集中采购由于其专业化优势,在采购方案的制定和采购实施过程中,可以有效的减少技术方案沟通环节,避免采购需求的反复调研和论证,大大缩短采购周期,保证采购质量。三是有利于贯彻执行资产配置标准、强化国有资产管理。部门集中采购的货物和服务类商品通常具有专业性强,资产价值较高的特点。针对这些采购项目实行部门集中采购,有利于统一控制配置标准,促进资产管理和预算管理。

  (二)部门集中采购的劣势

  部门集中采购的局限性在于:一是采购的周期相对过长,采购时效性降低。对于实施部门集中采购的部门,其采购单位需将具体的采购需求上报并按集中采购的要求进行整合,这势必造成采购流程过长进而降低采购效率。二是由于各采购单位的实际需求存在差异,某些细分小项容易造成集中采购的结果与部分使用单位的实际需求不符。三是实施部门集中采购时,对各采购单位的采购事权和财权需进行调整,这一定程度上不利于调动各采购单位的参与积极性。

  二、部门集中采购工作实践和主要做法

  (一)加强组织建设,明确职能任务

  坚强的组织领导是开展部门集中采购工作的前提和基础,是不断完善和规范部门集中采购制度建设的内在动力。为了加强对部门集中采购工作的指导,金华市教育局成立了以分管副局长为组长,各相关职能处室成员组成的部门集中采购工作领导小组,负责统一协调各直属单位(学校)的部门集中采购工作,并明确了各职能处室在部门集中采购活动中的职责和任务,从根本上理顺了工作关系,管理操作环节权责明确,内部监督制约体系基本形成。部门集中采购领导小组以定期召开小组会议的方式,收集汇总阶段性工作情况,形成会议纪要下发各有关单位(学校)。对预算申报、方案拟定、审核论证、采购实施、验收入库、资产管理等各个环节中暴露出的问题都能及时有效的进行解决,并对各直属单位(学校)的装备建设思路提出指导性意见,有力的提升了教育装备建设水平。

  (二)建立健全制度,规范采购过程

  依据《政府采购法》和《浙江省教育系统部门集中采购管理办法》等法规制度,逐步建立和完善了《金华市教育系统部门集中采购实施意见》、《市直教育系统部门集中采购实施细则》和《市直教育系统政府采购暂行管理办法》等具有较强操作性的工作规程。在此基础上,根据部门集中采购领导小组的要求,每年的五月、九月和十一月分三次对各采购单位(学校)上报的采购计划进行分析并实地了解察看审核,在符合资产配置和需求情况的基础上进行项目核准。对常规通用类设备的采购,统一采购标准并按资产管理的要求控制采购限额标准,杜绝超标超限采购和奢侈浪费行为。同时对采购计划的申报,项目的委托办理采购方式的确定,采购文件的编制,采购信息的发布,采购现场的管理,采购结果的公示,合同的签署与履约等环节都进行了明确,确保了在部门集中采购过程中有章可循,把握好每一个环节。

  (三)加强预算编制和执行管理

  确定合理的采购需求和编制准确的预算是做好采购工作的基础,也是体现部门集中采购专业化优势和规模效益的根本要求。以往由于预算编制职责不明确,各采购单位(学校)的预算方案只是一个大概的经费支出框架,没有实际的采购计划和内容,导致了教育采购资金失去应有的约束力,造成了资金使用随意性强,重复建设项目多,使用效率低下。解决这一问题必须从预算编制环节入手,加强对各采购单位(学校)预算编制工作的统筹指导,做到“无预算不采购,无计划不采购”。这样不仅有利于增强各采购单位的采购计划性,引导学校形成正确的装备建设思路。而且有利于在预算申报环节就对下一年度的采购预算进行统筹,对符合集中采购条件的项目可根据情况进行整合,形成规模采购,缩短采购周期,降低采购成本。对大的系统性建设项目可以通过资金调控实现“共建共享”,避免不必要的重复建设造成资金浪费。只有将预算和采购执行两者有机的进行结合,才能从根本上解决县市两级部门集中采购在采购规模和总量上不足的尴尬处境,真正提升部门集中采购工作的针对性和可操作性,发挥出部门集中采购的经济效益和社会效益。

  (四)完善项目论证制度,确保专业化采购

  设备招标采购工作具有涉及面广,种类繁杂、技术含量高、时间性强、工作量大、社会关注度高等特点。近年来,各采购单位 (学校)的设备采购类型逐年增多,从原先的计算机、空调、厨房设备、课桌椅等常规通用货物类产品逐步延伸至录播教室、数字化实验室、云虚拟桌面终端、各类职教实训室等专业性功能教室和系统性建设项目,而且采购的数量和金额逐年增长。这一方面反映了学校装备建设思路调整和教学模式改革所带来的可喜变化,同时也对部门集中采购工作提出了新的更高的要求。通过实践,我们深刻感受到要做好部门集中采购工作不光需要法规、制度的支撑,更需要一支专业、高效的政府采购专家队伍。因此,一方面我们着手建立学校和技术中心两级项目方案审核制度,要求各采购单位(学校)对预算金额大,技术要求复杂的项目必须根据学校实际和政府采购要求成立项目小组进行项目方案的科学性、合理性、可行性论证,并出具项目论证意见作为项目申报的必要条件,以此推动各采购单位内部流程的建立和规范。另一方面,在市级政府采购专家库的基础上,根据教育系统特点和要求,建立部门集中采购工作专家库,对预算编制、方案审核、采购实施、验收结算等采购全流程提供技术支撑和保障,同时充分调动社会和企业资源参与部门集中采购工作,不仅增加了采购透明度,也取得了很好的社会效益和经济效益。

  (五)强化内部管理监督,确保采购公平

  为了确保部门集中采购工作始终保持廉洁、高效、规范的状态,不断强化作风和内控制度建设。几年来,在部门集中采购实践过程中,不断的修改和完善内部工作规程及管理制度,以适应采购工作的实际需要。

  1.健全内部管理规章制度,按照相互监督、相互制约原则,进一步明确人员分工,完善岗位工作职责和工作纪律,实行项目责任制、招标文件互审、会审、限时办结制等制度。

  2.严格执行《政府采购信息公告管理办法》,坚持“浙江省政府采购网”和“金华教育网”双网公示制度,最大限度地保证采购信息的公开性和采购过程的透明度。同时通过上墙、上网等形式,公开服务承诺,公开采购制度及采购工作流程,自觉接受社会监督。

  3.严格按档案管理标准化、规范化、科学化、系统化的标准,做好采购档案资料的归集、分类、整理、保存等各项工作,切实保证采购档案的及时性、完整性、准确性和保密性。

  4.加强采购现场的管理,严格按程序组织开、评标,落实评标纪律和各项规定,主动邀请市教育局纪检监察部门和采购单位代表参与现场监督,确保采购评标过程的公平、公正和规范,有序。

  三、部门集中采购工作过程中存在的问题

  (一)部门集中采购缺乏明确的部门预算保证

  准确、细化的部门预算是做好政府采购工作的前提保证,更是规范采购工作的要求,但部门集中采购的预算还没有像政府集中采购那样得到应有的重视,给部门集中采购带来了许多不确定的因素。主要体现在:一是没有独立的部门集中采购项目预算安排。部门集中采购预算一般都包含在大的采购预算中,同集中采购和分散采购的项目交织在一起,难以分清哪些项目属于部门集中采购的范围,无法在年初统筹进行工作计划安排,对年度将要完成的部门集中采购规模心中无数,只能走一步算一步,既被动也影响采购时效性。二是预算编制与采购部门的工作协调脱节。财政部门在编制预算时很少向采购部门征求意见,更谈不上统一协调,共同参与编制,客观上造成预算编制与实际采购相分离。三是预算安排不合理,采购执行困难。部门集中采购由于具有很强的专业性,在编制年度财政预算时很难适用通用项目的标准,在预算编制时容易出现漏项,预算金额过少或过大等现象,给部门集中采购的实际操作带来难度,有时不得不从减少采购数量、降低采购标准、减少配置等方面进行弥补,影响了部门集中采购的实际效果。

  (二)采购体制的制约使部门集中采购难以形成大的规模效益

  县市两级的部门集中采购目前普遍存在着采购规模和总量不足的问题,究其原因在于县市两级各自设有集中采购代理机构和监督管理部门,在业务上虽然相互间有指导关系,但基本上是彼此独立行使职权,属于哪个层级的只能委托本级集中采购代理机构进行采购,不同层面间,相同层面的不同隶属关系的单位间都不能跨跃进行委托采购,即使办理了跨层级的委托采购,也无法在本财政年度内对本部门、本系统内的采购需求进行有效整合,这种采购体制对于集中采购而言,由于其采购规模大是适用的。但对于部门集中采购而言,就受到了制约和局限,没有考虑到部门集中采购的专业化优势和长处,造成了现行体制下部门集中采购无法充分发挥其应有的作用。

  (三)部门集中采购队伍素质能力不强

  部门集中采购与政府集中采购相比,虽然采购规模较小,但对规范化的要求没有降低,一切的采购活动都必须以《政府采购法》为基本依据,这就对执行部门集中采购的机构和部门提出了很高的标准和要求。区别于政府集中采购和社会中介代理等专职采购机构,承担部门集中采购任务的都是本系统内部的相关职能部门或某一内设机构具体负责,除完成部门集中采购工作以外,还有大量的日常事务性工作需要完成。因编制体制和岗位设置等问题,从业人员素质能力参差不齐,职业化、专业化,技能化水平不高,工作经费保障不足等现实情况,而且短期内无法得到解决。

  四、进一步深化部门集中采购的几点建议

  (一)加强能力培训,提高业务水平

  教育部门集中采购政策性强,要求高,需要工作人员对采购法规和政策理解透彻,熟悉、掌握采购操作方法和业务流程,提升专业能力。同时,建议建立省、市和县、市间的工作业务交流渠道并加强协调与沟通,对工作中出现的新情况、新问题进行研究探讨,寻求解决办法。

  (二)建立上下联动机制,简化采购流程

  部门集中采购制度要想充分发挥其提高透明度、节约采购成本、提高资金使用效率的作用,离不开严格的管理、监督执行机制。就必须研究分析采购过程中的各种现实问题,优化监管部门、采购平台和采购单位的流程设置,提高采购效率,才能确保集中采购工作的安全、规范和高效。

  (三)部门集中采购应当实现采购全过程的管理

  根据《政府采购法》的要求,各级行政、事业单位和团体组织使用财政性资金采购目录以内的或者限额标准以上的货物、工程和服务产品均属于政府采购行为,应当纳入政府采购管理。因此政府采购管理是全过程管理,不仅包括当事人管理、采购方式管理和采购合同管理,还应当包括采购预算管理、采购计划管理、采购实施管理、支付和验收管理等各个环节,但由于目前不少采购项目属于建设工程配套项目,这就导致部分的采购行为还没有完全的纳入政府采购管理。

 

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